Cómo rellenar una carta de instrucciones del expedidor

Supongamos que un artesano italiano hace un gran pedido de 1.500 jarrones de cerámica hechos a mano. Entonces se enfrentará a un reto: ¿cómo puede garantizar que estos delicados jarrones puedan superar sin problemas el complejo proceso de transporte internacional y llegar sanos y salvos a su destino?

Para cualquier transitario, siempre que tenga a mano un documento importante, puede simplificar este complicado proceso, y ese documento es: la carta de instrucciones del expedidor. La SLI puede compararse con una hoja de ruta, que no sólo registra la salida y el destino en detalle, sino que también detalla el contenido de la mercancía, instrucciones especiales de manipulación y otra información para garantizar la entrega segura de la mercancía

¿Qué es la carta de instrucciones del expedidor?

Puede considerar la carta de instrucciones del expedidor como una sesión informativa para su transitario. Proporciona instrucciones detalladas sobre el envío de exportación que su transitario puede seguir. He aquí la información clave que suele incluirse en la SLI:

1. Información sobre el expedidor y el destinatario: Esto incluye la información de su empresa, los datos de contacto y la dirección del destinatario.
2. Datos del transitario: Si trabaja con un Transitario chinoEnumere aquí sus datos de contacto.
3. Detalles de la carga: Esta sección requiere una descripción clara de las mercancías que se envían, incluida la cantidad, el peso, las dimensiones y el tipo de embalaje.
4. Información sobre el control de las exportaciones (si procede): Para las mercancías sujetas a controles de exportación, facilite los certificados o licencias necesarios.
5. Pago del flete: Indique claramente si el responsable de pagar los gastos de transporte es el expedidor o el destinatario (usted o el destinatario).
6. Instrucciones especiales: Esta sección le permite comunicar cualquier necesidad específica de manipulación, requisitos de seguro u otros documentos requeridos.
7. Firma autorizada: Sólo el expedidor tiene que firmar el SLI

Rellene la carta de instrucciones del expedidor

Rellene la carta de instrucciones del remitente, Utilizaremos el transporte aéreo para explicar cómo rellenar la información.

Remitente

Indique el nombre completo, la calle, la ciudad y el país del remitente, así como un número de teléfono, télex o fax para facilitar el contacto.

Destinatario

Rellene el nombre completo, la calle, la ciudad y el país del destinatario (especialmente cuando se trate del mismo nombre de ciudad en distintos países, deberá rellenarse el nombre del país), así como el número de teléfono, télex o fax. No rellene las palabras "orden" o "a la orden del expedidor" (según las instrucciones del expedidor) en esta columna, porque la carta de porte aéreo no puede transferirse.

Aeropuerto de salida

Introduzca el nombre completo del aeropuerto de salida.

Aeropuerto de destino

Rellene el aeropuerto de destino (si se desconoce el nombre del aeropuerto, puede rellenarse el nombre de la ciudad). Si el nombre de una ciudad se utiliza en más de un país, deberá añadirse el nombre del país. Por ejemplo: LONDON UK Londres, Reino Unido; LONDON KY US Londres, Kentucky, Estados Unidos; LONDON TO CA Londres, Ontario, Canadá

Enrutamiento solicitado/Solicitud de reserva

Esta columna la utilizan las compañías aéreas para organizar las rutas de transporte, pero si el expedidor tiene requisitos especiales, también puede rellenarla.

Valor declarado para el transporte

Rellene el importe del valor declarado para el transporte, que es el límite de la responsabilidad del transportista en materia de indemnización. El transportista cobra al expedidor una tasa por valor declarado de acuerdo con la normativa aplicable, pero si el peso bruto de las mercancías entregadas no supera $20 US por kilogramo (o su moneda equivalente), no es necesario rellenar el importe del valor declarado, y puede rellenarse "NVD" (NO Valor Declarado) en esta columna. Si esta columna se deja en blanco, el transportista o su agente pueden considerar la mercancía como valor no declarado.

VALOR DECLARADO EN ADUANA

Las mercancías internacionales suelen estar sujetas a inspección por parte de la aduana de la estación de destino, y la aduana recaudará impuestos en función de la cantidad rellenada en esta columna.

Modelo de carta de instrucciones del expedidor

La carta de instrucciones del expedidor varía en formato y detalles. Algunas se centran en la información básica del envío, mientras que otras requieren información más detallada para garantizar el cumplimiento de la normativa de exportación. Sea cual sea la plantilla que elija, si proporciona toda la información posible, su transitario podrá procesar su envío de forma más eficiente y conforme a la normativa.

A continuación encontrará una lista de información adicional que compartimos y que puede añadirse a su carta de instrucciones del expedidor. Aunque algunos de los detalles pueden parecer complejos al principio, le proporcionaremos explicaciones claras para que pueda entender el contenido. Una vez que comprenda los detalles de la lista, puede considerar añadirlos a su carta de instrucciones del expedidor para mejorar la eficacia y el cumplimiento del proceso global.

Descarga del formulario de carta de instrucciones del expedidor

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1. Datos del destinatario final: Es el destinatario final del envío de exportación ubicado en el extranjero. Para los envíos que requieren una licencia de exportación: El destinatario final debe coincidir con la persona nombrada en la licencia o la persona autorizada para una exención en virtud del Reglamento de Administración de Exportaciones (EAR) o el Reglamento de Tráfico Internacional de Armas (ITAR).
2. Nacional o Extranjero: Indica a la aduana si su envío se originó en Estados Unidos o en otro lugar. Es importante comunicarlo con exactitud aunque el número de clasificación sea el mismo.
3. Lista B y código HTS: Este código de 10 dígitos identifica su mercancía específica basándose en el sistema de clasificación gubernamental.
4. Descripción comercial de la mercancía: Una descripción más detallada de las mercancías de exportación que actúa como huella dactilar para que los funcionarios de aduanas identifiquen con rapidez y precisión su envío.
5. Unidad de medida DDTC (UOM): Piense en esto como una unidad específica utilizada para medir los artículos controlados definidos en la licencia de exportación. Puede ser cualquier cosa, desde unos metros cuadrados de tela, unos pares de zapatos, unos vatios de electricidad, etc.
6. Cantidad DDTC: Se refiere a la cantidad exacta del artículo que está enviando. Debe marcarse en la unidad de medida especificada en la licencia.
7. Clase ECCN, EAR99 o USML: Identifica la clasificación de control de exportación de su envío. Estos son sus detalles:
8. Valor CIF: Esta cantidad representa el valor total de su envío cuando llega al puerto de exportación de EE.UU.. Incluye el precio de venta (o el coste si no se ha vendido) más cualquier flete interior, seguro y otros costes incurridos en el transporte de la mercancía hasta el puerto.

Recuerde que esta información no sustituye el asesoramiento profesional. Si tiene alguna duda sobre su envío concreto, consulte a su transitario.

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Quién rellena la carta de instrucciones del expedidor

La carta de instrucciones del expedidor la crea el expedidor para su transitario. Es una tarea que no requiere demasiado tiempo, pero la precisión en el contenido de la carta es fundamental. La carta de instrucciones del expedidor debe completarse antes de que se realice el envío. Debe enviarse al transitario junto con el resto de la documentación de envío.

Valor y ventajas de la carta de instrucciones del expedidor

Tanto el transporte nacional como el internacional pueden resultar complejos. Especialmente para los que son nuevos en estos procesos, navegar por diferentes normativas, procedimientos aduaneros y elegir los mejores canales de envío requiere una lógica clara y preparación. Por eso, preparar un SLI con información completa y precisa es una herramienta valiosa para cualquier envío.

Estandarización y claridad: Como documento estandarizado, la carta de instrucciones del expedidor garantiza que todas las partes implicadas (expedidores, transitarios, aduanas) tengan acceso a la misma información crítica. Esto evita la confusión que puede surgir de la asimetría de la información y favorece una comunicación fluida.

Reduzca el riesgo de errores y retrasos: La falta de información o los datos inexactos pueden provocar retrasos en varias fases del proceso de envío, cambios de ruta o incluso sanciones. Imagine que un dron de alta tecnología se clasificara como un avión de juguete. Esta información errónea podría provocar que el Servicio de Aduanas y Protección de Fronteras (CBP) confiscara el envío mientras investiga la verdadera naturaleza del mismo, lo que provocaría retrasos considerables y posibles multas. Minimice el riesgo proporcionando por adelantado una descripción completa de su envío.

Garantice una manipulación correcta: El SLI le permite especificar cualquier requisito especial de manipulación que pueda tener su envío. Esto es especialmente importante en el caso de mercancías frágiles, peligrosas (incluidas las mercancías peligrosas) o sensibles a la temperatura. Por ejemplo, el envío de baterías de litio requiere una hoja de datos de seguridad del material (MSDS). Si especifica claramente estos requisitos en su SLI, se asegurará de que su transitario manipula su envío con el cuidado adecuado.

Despacho de aduanas más fácil: Las autoridades aduaneras dependen de información precisa para procesar eficazmente las mercancías importadas. Un SLI completo proporciona todos los detalles que necesitan, como la descripción del producto, la declaración de valor y el código del Sistema Armonizado (SA).

Posibles riesgos de no disponer de una carta de instrucciones del expedidor

Aunque la Instrucción del Expedidor no es obligatoria, sirve como red de seguridad para su envío. Saltarse este paso puede causar problemas innecesarios o, peor aún, un efecto dominó de pérdidas e interrupción del flujo de mercancías. Así, sin una SLI clara y detallada, puede enfrentarse a las siguientes situaciones:

Atrapado en un laberinto aduanero: El despacho de aduanas depende en gran medida de la información del envío para funcionar. La falta de detalles o la información incoherente en el SLI pueden dar lugar a inspecciones aduaneras y a la detención del envío, que puede tardar mucho tiempo en salir del laberinto. Por lo tanto, no disponer de información completa y detallada no sólo puede retrasar los envíos, sino que también puede acarrear tasas de inspección adicionales.

Envíos erróneos: Si la información del envío es incorrecta o falta, su envío puede llegar a un destino equivocado. Esto supone una pérdida de tiempo, tener que corregir el error, gastos de envío adicionales y una posible decepción para los clientes que esperan la entrega.

Envíos dañados: Si la manipulación no está claramente especificada y explicada en el SLI, su envío puede ser susceptible de sufrir daños durante el transporte. Y sin un registro escrito de las instrucciones específicas, se convierte en un reto averiguar qué parte es responsable.

Si dedica tiempo a crear un SLI detallado, podrá superar estos posibles obstáculos y garantizar una experiencia de envío eficaz y sin problemas. Una vez más, piense en su SLI como su hoja de ruta para el envío. Con él, los detalles críticos y las instrucciones para todos los involucrados están por escrito, lo que minimiza las molestias, las roturas y aumenta en gran medida las posibilidades de entrega a tiempo.