Comment remplir une lettre d'instruction de l'expéditeur ?

Supposons qu'un artisan italien local passe une grosse commande de 1 500 vases en céramique fabriqués à la main. Vous serez alors confronté à un défi : comment pouvez-vous vous assurer que ces vases délicats passeront sans encombre le processus complexe du transport international et arriveront en toute sécurité à leur destination ?

Pour tout transitaire, il suffit d'avoir en main un document important pour simplifier ce processus compliqué, et ce document est la lettre d'instructions de l'expéditeur. La lettre d'instructions peut être comparée à une carte routière, qui indique non seulement le départ et la destination en détail, mais aussi le contenu des marchandises, les instructions spéciales de manutention et d'autres informations permettant d'assurer la livraison des marchandises en toute sécurité.

Qu'est-ce que la lettre d'instructions de l'expéditeur ?

Vous pouvez considérer la lettre d'instructions de l'expéditeur comme un briefing pour votre transitaire. Elle fournit des instructions détaillées pour l'expédition des marchandises à l'exportation que votre transitaire peut suivre. Voici les principales informations qui figurent souvent dans la lettre d'instructions :

1. Informations sur l'expéditeur et le destinataire : Il s'agit des informations relatives à votre entreprise, de vos coordonnées et de l'adresse du destinataire.
2. Détails du transitaire : Si vous travaillez avec un Transitaire chinoisPour les autres pays, la liste de leurs coordonnées est disponible ici.
3. Détails de la cargaison : Cette section exige une description claire des marchandises expédiées, y compris la quantité, le poids, les dimensions et le type d'emballage.
4. Informations sur le contrôle des exportations (le cas échéant) : Pour les marchandises soumises à des contrôles à l'exportation, fournir tous les certificats ou licences nécessaires.
5. Paiement du fret : Indiquer clairement si c'est l'expéditeur ou le destinataire qui est responsable du paiement des frais de transport (vous ou le destinataire).
6. Instructions spéciales : Cette section vous permet de communiquer les besoins spécifiques en matière de manutention, les exigences en matière d'assurance ou les autres documents requis.
7. Signature autorisée : Seul l'expéditeur doit signer l'accord de libre-échange.

Remplir la lettre d'instructions de l'expéditeur

Remplir la lettre d'instructions de l'expéditeur. Nous utiliserons le fret aérien pour expliquer comment remplir les informations.

Expéditeur

Indiquez le nom complet, le nom de la rue, le nom de la ville, le nom du pays de l'expéditeur, ainsi qu'un numéro de téléphone, de télex ou de télécopie pour faciliter la prise de contact.

Destinataire

Indiquer le nom complet, le nom de la rue, le nom de la ville, le nom du pays du destinataire (en particulier lorsqu'il y a des noms de villes identiques dans différents pays, le nom du pays doit être indiqué), ainsi que le numéro de téléphone, le numéro de télex ou le numéro de télécopie. Ne remplissez pas les mots "order" ou "to order of the shipper" (selon les instructions de l'expéditeur) dans cette colonne, car la lettre de transport aérien ne peut pas être transférée.

Aéroport de départ

Indiquez le nom complet de l'aéroport de départ.

Aéroport de destination

Indiquer l'aéroport de destination (si le nom de l'aéroport est inconnu, le nom de la ville peut être indiqué). Si un nom de ville est utilisé dans plus d'un pays, le nom du pays doit être ajouté. Par exemple : LONDON UK Londres, Royaume-Uni ; LONDON KY US London, Kentucky, États-Unis ; LONDON TO CA London, Ontario, Canada

Demande d'acheminement/demande de réservation

Cette colonne est utilisée par les compagnies aériennes pour organiser les itinéraires de transport, mais si l'expéditeur a des exigences particulières, cette colonne peut également être remplie.

Valeur déclarée pour le transport

Indiquez le montant de la valeur déclarée pour le transport, qui constitue la limite de la responsabilité du transporteur en matière d'indemnisation. Le transporteur facture à l'expéditeur des frais de valeur déclarée conformément à la réglementation en vigueur, mais si le poids brut des marchandises livrées ne dépasse pas $20 USD par kilogramme (ou la devise équivalente), il n'est pas nécessaire d'indiquer le montant de la valeur déclarée, et "NVD" (NO Value Declared) peut être indiqué dans cette colonne. Si cette colonne est laissée vide, le transporteur ou son agent peut considérer les marchandises comme une valeur non déclarée.

VALEUR DÉCLARÉE EN DOUANE

Les marchandises internationales sont généralement soumises à l'inspection des douanes de la station de destination, qui prélèvent des taxes sur la base du montant indiqué dans cette colonne.

Lettre d'instruction de l'expéditeur

La lettre d'instructions de l'expéditeur varie en termes de format et de détails. Certaines se concentrent sur les informations de base relatives à l'envoi, tandis que d'autres exigent des informations plus détaillées pour garantir la conformité avec les réglementations en matière d'exportation. Quel que soit le modèle choisi, le fait de fournir autant d'informations que possible permettra à votre transitaire de traiter votre envoi plus efficacement et dans le respect des règles.

Vous trouverez ci-dessous une liste d'informations supplémentaires que nous partageons et qui peuvent être ajoutées à la lettre d'instructions de votre expéditeur. Bien que certains détails puissent sembler complexes au premier abord, nous vous fournirons des explications claires afin que vous puissiez en comprendre le contenu. Une fois que vous aurez compris les détails de la liste, vous pourrez envisager de les ajouter à la lettre d'instructions de votre expéditeur afin d'améliorer l'efficacité et la conformité de l'ensemble du processus.

Lettre d'instruction de l'expéditeur télécharger

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1. Détails du destinataire final : Il s'agit du destinataire final de l'envoi à l'étranger. Pour les envois nécessitant une licence d'exportation : Le destinataire final doit correspondre à la personne nommée sur la licence ou à la personne autorisée à bénéficier d'une exemption en vertu des Export Administration Regulations (EAR) ou des International Traffic in Arms Regulations (ITAR).
2. National ou étranger : cette mention indique aux douanes si votre envoi provient des États-Unis ou d'un autre pays. Il est important de déclarer cette information avec précision, même si le numéro de classification est le même.
3. Schedule B et code HTS : Ce code à 10 chiffres identifie votre marchandise spécifique sur la base du système de classification gouvernemental.
4. Description de la marchandise commerciale : Une description plus détaillée des marchandises exportées qui sert d'empreinte digitale aux fonctionnaires des douanes pour identifier rapidement et précisément votre envoi.
5. Unité de mesure de la DDTC (UOM) : Il s'agit d'une unité spécifique utilisée pour mesurer les articles contrôlés définis dans la licence d'exportation. Il peut s'agir de quelques mètres carrés de tissu, de quelques paires de chaussures, de quelques watts d'électricité, etc.
6. Quantité DDTC : Il s'agit de la quantité exacte de l'article que vous expédiez. Elle doit être indiquée dans l'unité de mesure spécifiée sur la licence.
7. ECCN, EAR99 ou classe USML : Il s'agit de la classification de contrôle des exportations de votre envoi. En voici les détails :
8. Valeur CIF : Ce montant représente la valeur totale de votre envoi lorsqu'il arrive au port d'exportation américain. Il comprend le prix de vente (ou le coût si la marchandise n'a pas été vendue) plus le fret intérieur, l'assurance et les autres coûts encourus pour le transport des marchandises jusqu'au port.

N'oubliez pas que ces informations ne remplacent pas les conseils d'un professionnel. Si vous avez des questions concernant votre envoi spécifique, veuillez consulter votre transitaire.

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Qui remplit la lettre d'instructions de l'expéditeur ?

La lettre d'instructions de l'expéditeur est créée par l'expéditeur pour son transitaire. C'est une tâche qui ne doit pas prendre trop de temps, mais l'exactitude du contenu de la lettre est essentielle. La lettre d'instructions de l'expéditeur doit être remplie avant l'expédition. Elle doit être envoyée au transitaire avec les autres documents d'expédition.

Valeur et avantages de la lettre d'instructions de l'expéditeur

Le transport maritime national et international peut s'avérer complexe. En particulier pour ceux qui découvrent ces processus, la navigation dans les différentes réglementations, les procédures douanières et le choix des meilleurs canaux d'expédition requièrent une logique et une préparation claires. C'est pourquoi la préparation d'une déclaration d'expédition complète et précise est un outil précieux pour toute expédition.

Normalisation et clarté : En tant que document normalisé, la lettre d'instructions du chargeur garantit que toutes les parties concernées (chargeurs, transitaires, douanes) ont accès aux mêmes informations essentielles. Cela évite la confusion qui peut résulter d'une asymétrie d'information et favorise une communication fluide.

Réduire le risque d'erreurs et de retards : Des informations manquantes ou inexactes peuvent entraîner des retards à différents stades du processus d'expédition, un réacheminement, voire des pénalités. Imaginez qu'un drone de haute technologie soit classé comme un avion-jouet. Ces informations non concordantes pourraient amener le service des douanes et de la protection des frontières (CBP) à saisir l'envoi pendant qu'il enquête sur sa véritable nature, ce qui entraînerait des retards considérables et d'éventuelles amendes. Réduisez les risques en fournissant d'emblée une vue d'ensemble de votre envoi.

Assurer une manutention correcte : L'ISL vous permet de spécifier les exigences particulières de manutention de votre envoi. Ceci est particulièrement important pour les marchandises fragiles, dangereuses (y compris les marchandises dangereuses) ou sensibles à la température. Par exemple, l'expédition de piles au lithium nécessite une fiche de données de sécurité. En décrivant clairement ces exigences dans votre lettre de charge, vous pouvez vous assurer que votre transitaire traitera votre envoi avec le soin nécessaire.

Un dédouanement plus facile : Les autorités douanières s'appuient sur des informations précises pour traiter efficacement les marchandises importées. Un SLI complet fournit tous les détails dont elles ont besoin, tels que la description du produit, la déclaration de valeur et le code du système harmonisé (code SH).

Pièges potentiels de l'absence de lettre d'instructions de l'expéditeur

Bien que les instructions de l'expéditeur ne soient pas obligatoires, elles constituent un filet de sécurité pour votre envoi. Sauter cette étape peut entraîner des problèmes inutiles, ou pire, un effet domino de pertes et de perturbations dans le flux de marchandises. Ainsi, en l'absence d'une instruction d'expédition claire et détaillée, vous risquez de vous retrouver dans les situations suivantes :

Coincé dans un labyrinthe douanier : Le dédouanement repose en grande partie sur les informations relatives à l'envoi. Des informations manquantes ou incohérentes dans le SLI peuvent entraîner des inspections douanières et la retenue de l'envoi, ce qui peut prendre beaucoup de temps pour sortir du labyrinthe. Par conséquent, le fait de ne pas disposer d'informations complètes et détaillées peut non seulement retarder les expéditions, mais aussi entraîner des frais d'inspection supplémentaires.

Envois erronés : Des informations incorrectes ou manquantes sur l'envoi peuvent entraîner l'envoi d'un colis à la mauvaise destination. Cela signifie une perte de temps, la nécessité de corriger l'erreur, des frais d'expédition supplémentaires et une éventuelle déception pour les clients qui attendent la livraison.

Envois endommagés : Si la manutention n'est pas clairement spécifiée et expliquée dans le SLI, votre envoi risque d'être endommagé pendant le transport. Et sans trace écrite des instructions spécifiques, il devient difficile de déterminer la partie responsable.

En prenant le temps de créer une liste de contrôle détaillée, vous pouvez surmonter ces pièges potentiels et garantir une expérience d'expédition efficace et sans heurts. Encore une fois, considérez votre SLI comme votre feuille de route en matière d'expédition. Grâce à lui, les détails et les instructions essentiels pour toutes les personnes concernées sont consignés par écrit, ce qui minimise les tracas et les ruptures et augmente considérablement les chances de livraison dans les délais.