Wie füllt man ein Anweisungsschreiben des Versenders aus?

Angenommen, ein lokaler italienischer Handwerker gibt einen Großauftrag über 1 500 handgefertigte Keramikvasen auf. Dann stehen Sie vor einer Herausforderung: Wie können Sie sicherstellen, dass diese empfindlichen Vasen den komplexen internationalen Transportprozess reibungslos durchlaufen und sicher an ihrem Bestimmungsort ankommen?

Jeder Spediteur kann diesen komplizierten Prozess vereinfachen, wenn er ein wichtiges Dokument zur Hand hat: das Weisungsschreiben des Verladers. Der SLI kann mit einer Straßenkarte verglichen werden, in der nicht nur der Abgangs- und der Bestimmungsort detailliert festgehalten sind, sondern auch der Inhalt der Waren, besondere Handhabungsanweisungen und andere Informationen, die die sichere Lieferung der Waren gewährleisten

Was ist ein Instruktionsschreiben des Versenders?

Sie können sich das Weisungsschreiben des Verladers als eine Art Briefing für Ihren Spediteur vorstellen. Es enthält detaillierte Anweisungen für den Exportversand, die Ihr Spediteur befolgen kann. Hier sind die wichtigsten Informationen, die häufig im SLI enthalten sind:

1. Informationen zum Versender und Empfänger: Dazu gehören Ihre Geschäfts- und Kontaktinformationen sowie die Adresse des Empfängers.
2. Angaben zum Spediteur: Wenn Sie mit einer Chinesischer Spediteurgeben Sie hier ihre Kontaktinformationen an.
3. Angaben zur Ladung: Dieser Abschnitt erfordert eine klare Beschreibung der zu versendenden Waren, einschließlich Menge, Gewicht, Abmessungen und Verpackungsart.
4. Informationen zur Exportkontrolle (falls zutreffend): Für Waren, die der Ausfuhrkontrolle unterliegen, sind alle erforderlichen Bescheinigungen oder Lizenzen vorzulegen.
5. Zahlung der Fracht: Geben Sie eindeutig an, ob der Versender oder der Empfänger für die Zahlung der Transportkosten verantwortlich ist (Sie oder der Empfänger).
6. Besondere Anweisungen: In diesem Abschnitt können Sie alle besonderen Anforderungen an die Bearbeitung, Versicherungsanforderungen oder andere erforderliche Dokumente angeben.
7. Autorisierte Unterschrift: Nur der Verlader muss den SLI unterzeichnen

Absenderinstruktionsschreiben ausfüllen

Füllen Sie das Anweisungsschreiben des Versenders aus. Wir werden die Luftfracht nutzen, um Ihnen zu erklären, wie Sie die Informationen ausfüllen müssen.

Verlader

Geben Sie den vollständigen Namen, den Straßennamen, die Stadt und das Land des Versenders sowie eine Telefon-, Telex- oder Faxnummer an, um die Kontaktaufnahme zu erleichtern.

Empfänger

Tragen Sie den vollständigen Namen, den Straßennamen, den Ortsnamen und den Landesnamen des Empfängers ein (insbesondere bei gleichen Ortsnamen in verschiedenen Ländern muss der Landesname angegeben werden), sowie die Telefon-, Telex- oder Faxnummer. Tragen Sie in diese Spalte nicht die Worte "im Auftrag" oder "im Auftrag des Absenders" (gemäß den Anweisungen des Absenders) ein, da der Luftfrachtbrief nicht übertragen werden kann.

Abflughafen

Geben Sie den vollständigen Namen des Abflughafens an.

Zielflughafen

Geben Sie den Zielflughafen ein (wenn der Name des Flughafens unbekannt ist, kann der Name der Stadt eingegeben werden). Wenn ein Städtename in mehr als einem Land verwendet wird, sollte der Ländername hinzugefügt werden. Zum Beispiel: LONDON UK London, Vereinigtes Königreich; LONDON KY US London, Kentucky, Vereinigte Staaten; LONDON TO CA London, Ontario, Kanada

Angefordertes Routing/angeforderte Buchung

Diese Spalte wird von den Fluggesellschaften verwendet, um die Transportrouten festzulegen, aber wenn der Versender besondere Anforderungen hat, kann diese Spalte auch ausgefüllt werden.

Deklarierter Wert für die Beförderung

Geben Sie den Betrag des deklarierten Wertes für die Beförderung an, der die Grenze der Haftung des Frachtführers für die Entschädigung darstellt. Der Frachtführer erhebt vom Absender eine Gebühr für den deklarierten Wert in Übereinstimmung mit den einschlägigen Vorschriften. Wenn das Bruttogewicht der gelieferten Waren jedoch $20 US-Dollar pro Kilogramm (oder den entsprechenden Gegenwert) nicht übersteigt, muss der Betrag für den deklarierten Wert nicht ausgefüllt werden, und in dieser Spalte kann "NVD" (NO Value Declared) eingetragen werden. Wird diese Spalte nicht ausgefüllt, kann der Spediteur oder sein Vertreter die Waren als nicht deklarierten Wert betrachten.

ANGEGEBENER WERT FÜR DEN ZOLL

Internationale Waren unterliegen in der Regel der Kontrolle durch den Zoll des Bestimmungsbahnhofs, und der Zoll erhebt Steuern auf der Grundlage des in dieser Spalte angegebenen Betrags.

Muster für ein Anweisungsschreiben des Absenders

Das Anweisungsschreiben des Versenders unterscheidet sich in Format und Details. Einige konzentrieren sich auf grundlegende Sendungsinformationen, während andere detailliertere Informationen verlangen, um die Einhaltung der Ausfuhrbestimmungen zu gewährleisten. Unabhängig davon, für welche Vorlage Sie sich entscheiden: Wenn Sie so viele Informationen wie möglich angeben, kann Ihr Spediteur Ihre Sendung effizienter und vorschriftsmäßig bearbeiten.

Nachfolgend finden Sie eine Liste mit zusätzlichen Informationen, die wir Ihnen mitteilen und die Sie dem Anweisungsschreiben Ihres Versenders hinzufügen können. Auch wenn einige der Details auf den ersten Blick kompliziert erscheinen mögen, geben wir klare Erklärungen, damit Sie den Inhalt verstehen können. Sobald Sie die Details auf der Liste verstanden haben, können Sie in Erwägung ziehen, sie in das Anweisungsschreiben Ihres Versenders aufzunehmen, um die Effizienz und die Einhaltung der Vorschriften des gesamten Prozesses zu verbessern.

Formular für das Anweisungsschreiben des Versenders herunterladen

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1. Angaben zum Endempfänger: Dies ist der Endempfänger der Ausfuhrsendung im Ausland. Für Sendungen, die eine Ausfuhrgenehmigung erfordern: Der Endempfänger sollte mit der Person übereinstimmen, die in der Genehmigung genannt ist, oder mit der Person, die eine Ausnahmegenehmigung gemäß den Export Administration Regulations (EAR) oder den International Traffic in Arms Regulations (ITAR) erhalten hat.
2. Inland oder Ausland: Damit wird dem Zoll mitgeteilt, ob Ihre Sendung aus den Vereinigten Staaten oder aus dem Ausland stammt. Es ist wichtig, dies genau anzugeben, auch wenn die Klassifizierungsnummer dieselbe ist.
3. Liste B und HTS-Code: Dieser 10-stellige Code identifiziert Ihre spezifische Ware auf der Grundlage des staatlichen Klassifikationssystems.
4. Kommerzielle Warenbeschreibung: Eine genauere Beschreibung der Exportgüter, die den Zollbeamten als Fingerabdruck dient, um Ihre Sendung schnell und genau zu identifizieren.
5. DDTC-Maßeinheit (UOM): Dies ist eine spezifische Einheit, die zur Messung der kontrollierten Güter verwendet wird, die in der Ausfuhrgenehmigung definiert sind. Das kann alles sein, von einigen Quadratmetern Stoff über einige Paar Schuhe bis hin zu ein paar Watt Strom usw.
6. DDTC-Menge: Dies bezieht sich auf die genaue Menge des Artikels, den Sie versenden. Sie muss in der auf der Lizenz angegebenen Mengeneinheit angegeben werden.
7. ECCN, EAR99 oder USML-Klasse: Hier wird die Exportkontrollklassifizierung Ihrer Sendung angegeben. Hier sind die Details:
8. CIF-Wert: Dieser Betrag stellt den Gesamtwert Ihrer Sendung dar, wenn sie im US-Ausfuhrhafen ankommt. Er umfasst den Verkaufspreis (bzw. die Kosten, wenn die Ware nicht verkauft wurde) sowie alle inländischen Fracht-, Versicherungs- und sonstigen Kosten, die für den Transport der Waren zum Hafen anfallen.

Bitte denken Sie daran, dass diese Informationen keinen Ersatz für eine professionelle Beratung darstellen. Wenn Sie Fragen zu Ihrer speziellen Sendung haben, wenden Sie sich bitte an Ihren Spediteur.

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Wer füllt das Weisungsschreiben des Versenders aus?

Das Anweisungsschreiben des Verladers wird vom Verlader für seinen Spediteur erstellt. Es ist eine Aufgabe, die nicht allzu lange dauern muss, aber die Genauigkeit des Inhalts ist entscheidend. Das Anweisungsschreiben des Verladers muss vor dem Versand ausgefüllt werden. Es sollte zusammen mit den anderen Versandunterlagen an den Spediteur geschickt werden.

Der Wert und die Vorteile von Instruktionsschreiben des Versenders

Sowohl der nationale als auch der internationale Versand können komplex sein. Besonders für diejenigen, die neu in diesen Prozessen sind, erfordert die Navigation durch verschiedene Vorschriften, Zollverfahren und die Auswahl der besten Versandkanäle eine klare Logik und Vorbereitung. Deshalb ist die Erstellung eines SLI mit vollständigen und genauen Informationen ein wertvolles Instrument für jede Sendung.

Standardisierung und Klarheit: Als standardisiertes Dokument stellt das Weisungsschreiben des Verladers sicher, dass alle beteiligten Parteien (Verlader, Spediteure, Zoll) Zugang zu denselben wichtigen Informationen haben. Dies vermeidet die Verwirrung, die durch Informationsasymmetrie entstehen kann, und fördert eine reibungslose Kommunikation.

Reduzieren Sie das Risiko von Fehlern und Verzögerungen: Fehlende Informationen oder ungenaue Daten können zu Verzögerungen in verschiedenen Phasen des Versandprozesses, zu Umleitungen oder sogar zu Strafen führen. Stellen Sie sich vor, eine High-Tech-Drohne würde als Spielzeugflugzeug eingestuft. Diese nicht übereinstimmenden Informationen könnten dazu führen, dass die Zoll- und Grenzschutzbehörde (CBP) die Sendung beschlagnahmt, während sie die wahre Natur der Sendung untersucht, was zu erheblichen Verzögerungen und möglichen Geldstrafen führt. Minimieren Sie das Risiko, indem Sie im Vorfeld einen umfassenden Überblick über Ihre Sendung geben.

Korrekte Handhabung sicherstellen: Im SLI können Sie angeben, welche besonderen Anforderungen an die Handhabung Ihrer Sendung gestellt werden. Dies ist besonders wichtig für zerbrechliche, gefährliche Materialien (einschließlich Gefahrgut) oder temperaturempfindliche Güter. Für den Versand von Lithiumbatterien ist beispielsweise ein Sicherheitsdatenblatt (MSDS) erforderlich. Indem Sie diese Anforderungen in Ihrem SLI klar umreißen, können Sie sicherstellen, dass Ihr Spediteur Ihre Sendung mit der entsprechenden Sorgfalt behandelt.

Leichtere Zollabfertigung: Die Zollbehörden sind auf genaue Informationen angewiesen, um importierte Waren effizient abzufertigen. Ein vollständiger SLI enthält alle erforderlichen Details, wie z. B. Produktbeschreibung, Wertangabe und Harmonisiertes System (HS-Code).

Potenzielle Fallstricke eines fehlenden Instruktionsschreibens des Verladers

Obwohl eine Versandanweisung nicht zwingend erforderlich ist, dient sie als Sicherheitsnetz für Ihre Sendung. Wird dieser Schritt ausgelassen, kann dies zu unnötigen Problemen oder schlimmer noch, zu einem Dominoeffekt mit Verlusten und Unterbrechungen des Warenflusses führen. Ohne einen klaren und detaillierten SLI kann es also zu folgenden Situationen kommen:

Festgefahren in einem Zolllabyrinth: Die Zollabfertigung hängt in hohem Maße von den Informationen über die Sendung ab, um zu funktionieren. Fehlende Angaben oder widersprüchliche Informationen im SLI können zu Zollkontrollen und zur Zurückhaltung der Sendung führen, was viel Zeit in Anspruch nehmen kann, um aus dem Labyrinth herauszukommen. Daher kann das Fehlen vollständiger und detaillierter Informationen nicht nur zu Verzögerungen bei den Sendungen führen, sondern auch zusätzliche Kontrollgebühren nach sich ziehen.

Falsche Sendungen: Falsche oder fehlende Versandinformationen können dazu führen, dass Ihre Sendung an den falschen Bestimmungsort versandt wird. Dies bedeutet Zeitverlust, die Notwendigkeit, den Fehler zu korrigieren, zusätzliche Versandkosten und möglicherweise Enttäuschung bei Kunden, die auf die Lieferung warten.

Beschädigte Sendungen: Wenn die Handhabung im SLI nicht klar spezifiziert und erklärt ist, kann Ihre Sendung während des Transports beschädigt werden. Und ohne eine schriftliche Aufzeichnung spezifischer Anweisungen wird es schwierig, herauszufinden, welche Partei verantwortlich ist.

Wenn Sie sich die Zeit nehmen, einen detaillierten SLI zu erstellen, können Sie diese potenziellen Fallstricke umgehen und einen reibungslosen, effizienten Versand gewährleisten. Auch hier gilt: Betrachten Sie Ihren SLI als Ihren Versandfahrplan. Darin werden wichtige Details und Anweisungen für alle Beteiligten schriftlich festgehalten, was Ärger und Pannen minimiert und die Chancen auf eine pünktliche Lieferung deutlich erhöht.